La acogida es un proceso del área de Gestión de Talento, al que en ocasiones no se le otorga un lugar suficiente. No es exclusivo y propietario, pero sí es una responsabilidad de Recursos Humanos, confeccionar los pasos o itinerarios de los que habrá de componerse y la personalización en cada caso.
El proceso de acogida se salta o no se realiza adecuadamente o simplemente no existe o nunca se ha definido. En muchas ocasiones, es vivido como una pérdida de tiempo, ya que obviamente es una inversión de tiempo/dinero, un coste agregado ya que en este tiempo no está «trabajando» ya.
Viene a tener un punto en común con la planificación o la formación. Hay culturas centradas en el aprendizaje de prueba-error (es bueno según para qué momentos) que subestima un buen diseño de la acción formativa, que procura una buena base de conocimientos, además de partir de los niveles iniciales de cada grupo de interés y por el contrario prima darse cabezazos. Errar no es ni mucho menos malo, pero no es eficiente, cuando de lo que se trata es de hacer una transmisión de valores, cultura, información, etc. no estamos haciendo I+D, sabemos lo que buscamos.
Queremos motivar, enorgullecer, comprometer y alinear a las personas y no caemos en la cuenta, que esto es una carrera continua, que comienza el día de la primera entrevista, con una primera impresión y que continua con las primeras presentaciones. Con el rigor con el que consideramos y facilitamos el «aterrizaje» de las nuevas contrataciones, con las posibilidades de acceso a la información, formación, toma de decisiones y un largo etc.
Estas mismas facilidades, van a mejorar la eficiencia con la que esta persona accede a la información y la eficacia con que resuelve sus primeros problemas y alinea su discurso sobre la empresa. Sobre todas las cosas, va a influir en nuestra marca, SEGURO, así que debemos pensar si queremos dejar al azar nuestra marca corporativa. El Departamento de Marketing seguro que te responde que no y el de Gestión de Talento hará lo propio.
En el caso de ENCAMINA os cuento como funciona (nosotros tampoco somos infalibles pero a modo genérico).
Son tres los departamentos que se interrelacionan para ofrecer la mejor bienvenida: Administración , Infraestructuras y Gestión de Talento.
Gestión de Talento coordina el proceso, desde la primera charla: ¿Dónde me sentaré? ¿Quién es mi jefe (si es que aún no le conoces)? ¿A quién pregunto por un error informático? ¿Dónde está la cafetería? hasta el seguimiento posterior de la incorporación.
Conocimientos sobre organigrama, mapas estratégicos, así como comentar detalles de sistemas de información y apuntes de algunos manuales. Un resumen sobre todo el recorrido.
En administración se procuran todos los materiales, desde el más básico, esos que sólo se echan en falta si no están pero no se alegra uno de encontrar.
Infraestructuras dispone los equipos informáticos, herramientas de trabajo esenciales en nuestra empresa, que además se adaptan, en cuanto a características, a cada tipo de usuario/a y son diferentes en cada departamento.
Además de asegurarse de que todos los permisos y perfiles están bien definidos para todos nuestros sistemas de gestión, dan de alta en nuestro circuito de bienvenida telemática. Un lugar estupendo donde encontrar todo lo necesario para trabajar.
Disponemos de una intranet con un espacio específico destinado a dar la Bienvenida a ENCAMINA. Este recorrido incluye documentos y manuales de orientación estratégica, organizativa, operativa, formularios o accesos clave a nuestros sistemas de información.
Tras estas lecturas, existe un corto proceso de formación en el lugar de trabajo o mentorización según cada perfil profesional.
La última fase es el seguimiento y conseguir mejorar. Transcurrido un periodo de uno y dos meses se solicita feedback sobre la adaptación inicial. En primer lugar, mediante una encuesta a los/as compañeros/as, luego a sus jefas o jefes.
Como ves no es sencillo, pero tampoco es tan complejo como parece.
¿Crees que es imprescindible? ¿Cómo lo harías tú?
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